Przykładowy plan konferencji

Sporządzenie dokładnego i przejrzystego planu konferencji jest jedną z najważniejszych czynności końcowych dla organizatora konferencji. Dlaczego tak jest? Ponieważ taki plan może przyciągnąć ciekawych i wpływowych tzw. „wolnych słuchaczy” – tych spoza listy zaproszonych gości. Oczywiście, w zależności od tematyki Twojej konferencji, zawsze powinno Ci zależeć, by została ona należycie rozreklamowana nie tylko w lokalnych, ale również ogólnopolskich mediach. Ciekawa, dobrze zorganizowana i liczna konferencja przejdzie do historii i będzie podawana jako przykład dla przyszłych organizatorów, a materiały z niej zostaną złożone w specjalistyczną publikację i wydane.

Zadbaj o przejrzysty i czytelny plan konferencji oraz jego ładną oprawę i rozpowszechnienie. Oprócz tego, że każdy zaproszony przez Ciebie gość dostanie tzw. pakiet konferencyjny, który będzie zawierał np. zaproszenie na obiad/kolację, harmonogram oraz dodatkowe materiały konferencyjne razem z materiałami reklamowymi (długopisy z nazwą firmy, notesy, kubek itd.), powinien dostać również plan konferencji na ulotce, który dostępny jest dla wszystkich.

Co powinien zawierać plan konferencji?

1. Wyróżniony temat konferencji, najlepiej na tle jakiejś ciekawej i ładnej grafiki.
2. Podział na dni konferencji razem z datami oraz miejscem odbywania się spotkań – jeśli Twoja konferencja jest organizowana na większą skalę, powinieneś bardzo dokładnie oznaczyć miejsce wykładów oraz dodać informację, czy na jakiś wykład potrzebna jest wejściówka (np. z powodu ograniczonej przestrzeni).
3. Dokładnie opisane sesje wykładowe z tematem przewodnim – oraz wykłady w obrębie tych sesji, z uwzględnieniem prowadzącego i dokładnej godziny. Nie zapomnij również zaznaczyć przerw.
4. Wyróżnionych organizatorów i patronatów konferencji – najlepiej z wyraźnym logiem danej organizacji. Dostałeś od kogoś dofinansowanie? Podziękuj mu!

Przykładowy plan konferencji:

Temat konferencji + data

Konkretny dzień, np. poniedziałek 19 lutego

8.00-8.15 Uroczyste rozpoczęcie konferencji

8.30-11.00 I Sesja wykładowa

8:30-8.50 Wykład inauguracyjny, prof. dr hab. Jan Nowak z UJ

8:50-9:10 Kolejny wykład, itd.

11:00-11:45 Przerwa na kawę

12:00-13:30 II Sesja wykładowa

13:30-15:00 Przerwa obiadowa

15:15-18:00 III Sesja wykładowa oraz zakończenie pierwszego dnia.