Jak zaplanować budżet konferencji? Czyli co trzeba wziąć pod uwagę, jeśli jesteś organizatorem konferencji.

Ustalenie budżetu każdego przedsięwzięcia to nie tylko kluczowa sprawa, ale przede wszystkim pierwszorzędna. To poważne zadanie, ponieważ bez tego nie ruszysz dalej, bo nie będziesz wiedział, na co możesz sobie pozwolić. Na początku ustal limit, Twój wkład własny oraz środki pozyskane z różnego rodzaju dofinansowania.

Po drugie, koszty stałe. Co wchodzi w koszty stałe? Sala konferencyjna – jej wynajem i przygotowanie, bądź samo przygotowanie. Produkcja. To około 35% kosztów z całego budżetu. Jeśli decydujesz się na wynajem Sali konferencyjnej, powinieneś zrobić to z dużym wyprzedzeniem. Przed rezerwacją umów się na spotkanie konsultacyjne, gdzie z właścicielem sali omówisz dokładną obsługę oraz to, jaki sprzęt wlicza się w cenę wynajmu oraz jak wyglądają dodatkowe opłaty, np. za prąd, parking, szatnię, dodatkowe krzesła lub stoliki, a nawet ochronę. Negocjuj, nie decyduj się na rozwiązania, których nie jesteś pewien.

Co rozumieć przez słowo produkcja? Głównie chodzi o obsługę i logistykę konferencji. Jeśli korzystasz ze specjalistycznej firmy, nie musisz się o to martwić. Jeśli jedna radzisz sobie sam, trzymaj rękę na pulsie. Pamiętaj o całym zespole technicznym, w którego skład wchodzi ekipa montażowa, transport, nagłośnienie, oświetlenie – właściciel wynajmowanej sali najczęściej nie interesuje się obsługą techniczną.

Machina promocyjna: wszelkiego typu reklamy, plakaty, ogłoszenia, zaproszenia, strony WWW, materiały promocyjne. Wlicz to w koszta.

Sprzęt techniczny – projektory, rzutniki, mikrofony, głośniki, monitory, komputery, lasery, kable, drukarki…

Usługi dodatkowe – które zależą od liczby uczestników, np. parking, sekretarki czy tłumacze.

Po trzecie, koszty zmienne. W zależności od liczby gości konferencyjnych, chodzi o koszta związane przede wszystkim z wyżywieniem (catering, napoje), materiały konferencyjne (teczki, długopisy, foldery), dekoracje sali, a jeśli konferencja trwa dłużej niż jeden dzień – noclegi dla delegatów. To 50% całego budżetu.

Po czwarte… ostatnie 15% Twojego budżetu przeznacz na koszty awaryjne. Coś ulegnie zniszczeniu, trzeba będzie zamówić dodatkowe wyżywienie albo zapłacić pracownikom za nieplanowane nadgodziny. Nawet w idealnie rozplanowanym budżecie znajdzie się coś, czego nie przewidzisz. Dla Twojego spokoju – pamiętaj o kosztach awaryjnych.