Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej?

Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej?

Właściciele obiektów szkoleniowo konferencyjnych dostrzegli ogromny potencjał, który w nich tkwi. Dlatego wybór miejsca na organizację konferencji jest obecnie ogromny. Decyzja jest niezwykle trudna. Czym zatem warto kierować się przy jej podejmowaniu? Podpowiadamy, jakie kryteria należy wziąć pod uwagę, wybierając salę konferencyjną.

Po pierwsze: lokalizacja
Kierujmy się przede wszystkim odległością od centrum miasta. Niektóre z sal konferencyjnych mogą być od niego nieco bardziej oddalone, jednak pod warunkiem, łatwej możliwości dojazdu oraz szerokiej dostępności komunikacji miejskiej. Jeżeli wybierzemy obiekt, do którego można łatwo i szybko dojechać, możemy liczyć na wyższą frekwencję uczestników. Wielu organizatorom konferencji zależy na odseparowaniu wydarzenia od miejskiego hałasu i tłumów. W takim przypadku można wybrać miejsce położone gdzieś na uboczu, organizując jednocześnie transport. Pamiętajmy o tym, że obiekt usytuowany w otoczeniu przyrody może wpływać na lepszą zdolność koncentracji uczestników, a w efekcie lepsze efekty szkolenia.

Po drugie: charakter szkolenia
Inną salę dobierzemy w przypadku niewielkiej grupy uczestników, inną, gdy mamy do czynienia z konferencją zakrojoną na dużą skalę. Sala konferencyjna powinna być dostosowana do liczby uczestników. Korzystnego wrażenia nie zrobi ani zbyt mała, ani za duża sala. W pierwszym przypadku goście będą się o siebie obijać, przeciskać przez rzędy krzeseł, co zdecydowanie zmniejszy ich komfort. W drugiej sytuacji powstanie wrażenie pustej sali. Wybierając salę zwróćmy uwagę na to, czy istnieją możliwości zmiany jej aranżacji i dopasowania jej do charakteru szkolenia. Każda dobrze wyposażona sala będzie posiadała sprzęt multimedialny, dostęp do Internetu, odpowiednie oświetlenie i akustykę oraz klimatyzację.

Po trzecie: dodatkowe atuty sali szkoleniowej
W pobliżu obiektu szkoleniowego powinien znajdować się parking z odpowiednią ilością bezpłatnych miejsc parkingowych. Jeżeli obiekt go nie posiada, warto rozejrzeć się za alternatywnymi miejscami do parkowania samochodów.
Zorientujmy się, czy w obiekcie dostępne jest wydzielone miejsce do serwowania posiłków. Takie rozwiązanie jest dużo wygodniejsze, niż konieczność udawania się na lunch poza obiekt. W czasie przerw kawowych uczestnicy konferencji muszą mieć szansę komfortowego spędzenia czasu. Dlatego pomieszczenia służące temu celowi powinny być odpowiednio duże i właściwie wyposażone. Wygodne muszą być także pozostałe ogólnodostępne miejsca takie, jak toalety, hol oraz recepcja.
Warto zwrócić uwagę na to, czy obiekt przystosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych i posiada wszelkie konieczne udogodnienia. Liczą się takie kwestie, jak wielkość i właściwe urządzenie łazienek, mała odległość od parkingu oraz podjazdy.