Jakie wyposażenie jest niezbędne w sali konferencyjnej?

Jakie wyposażenie jest niezbędne w sali konferencyjnej?

Na sukces konferencji składa się wiele czynników. Najważniejszy jest oczywiście ciekawy temat, interesujący prelegenci i zaangażowani uczestnicy. Jednak liczy się również odpowiednia sala konferencyjna, jej aranżacja oraz wyposażenie. Które elementy wyposażenia są niezbędne, a które dodatkowo podnoszą jakość wystąpień i komfort gości? Zacznijmy od absolutnej podstawy.

Stół i krzesła, czyli konferencyjne „must have”
Trudno o udaną konferencję, zwłaszcza trwającą wiele godzin, bez komfortowych mebli. Wystarczy wyobrazić sobie uczestników kręcących się co chwilę na niewygodnych krzesłach. Kika godzin spędzonych na twardym i źle wyprofilowanym krześle potrafi mocno dać się we znaki. Ilość krzeseł musi być, oczywiście, dopasowana do liczby uczestników. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której dla kogoś z zaproszonych gości brakuje miejsca. W przypadku konferencji posiadającej charakter specjalistycznych warsztatów, potrzebny jest również dostęp do stanowisk komputerowych.

Stół konferencyjny może spełniać kilka ról. Przede wszystkim ułatwia pracę szkoleniowcom. Na dużym stole można bez problemu rozłożyć swoje notatki i wszelkie potrzebne materiały oraz komputer. Jeżeli konferencja opiera się na dyskusji, może sprawdzić się duży, okrągły stół konferencyjny, który ją ułatwi. Każdy uczestnik konferencji będzie wówczas widział inne osoby, a komunikacja będzie dużo prostsza i bardziej efektywna. Mówiąc o stołach, warto wspomnieć również o oddzielnym stoliku w kącie sali. To idealne miejsce na napoje, ekspres do kawy oraz przekąski.

Zaplecze techniczne konferencji
Konferencja nie mogłaby się odbyć bez zdobyczy techniki. Zamieniłaby się wówczas w nudny wykład, a przecież nie o to chodzi. Spośród sprzętów multimedialnych ważną rolę odgrywa projektor, który służy do wyświetlania przygotowanych wcześniej prezentacji. Multimedialne prezentacje pozwalają zgłębić temat i utrwalić pewne treści. Biała ściana może spełniać rolę ekranu. Jednak rynek dostarcza bardziej nowoczesne rozwiązania. Specjalne ekrany, sterowane za pomocą pilota są niezwykle komfortowe. Rozkładane ręcznie ekrany można z powodzeniem transportować i wykorzystać na konferencjach wyjazdowych.

Kluczową kwestią jest odpowiednie nagłośnienie. Wysokiej jakości sprzęt nagłośnieniowy, w tym mikrofon i głośniki sprawią, że przekazywane treści dotrą bez zakłóceń do wszystkich uczestników. Sala konferencyjna powinna być wyposażona również w szeroki wybór kabli, które pozwolą podłączyć każde dodatkowe urządzenie.

Nie można zapominać również o klimatyzacji, która zwiększa komfort gości, zwłaszcza w trakcie gorących dni. Prelekcje prowadzone w dusznej, nieprzewietrzonej sali w ogóle nie mają racji bytu. Większość uczestników i tak nic z nich nie zapamięta.