Jakie wyposażenie jest niezbędne w sali konferencyjnej?

Na sukces konferencji składa się wiele czynników. Najważniejszy jest oczywiście ciekawy temat, interesujący prelegenci i zaangażowani uczestnicy. Jednak liczy się również odpowiednia sala konferencyjna, jej aranżacja oraz wyposażenie. Które elementy wyposażenia są niezbędne, a które dodatkowo podnoszą jakość wystąpień i komfort gości? Zacznijmy od absolutnej podstawy.

Stół i krzesła, czyli konferencyjne „must have”
Trudno o udaną konferencję, zwłaszcza trwającą wiele godzin, bez komfortowych mebli. Wystarczy wyobrazić sobie uczestników kręcących się co chwilę na niewygodnych krzesłach. Kika godzin spędzonych na twardym i źle wyprofilowanym krześle potrafi mocno dać się we 

Stół konferencyjny może spełniać kilka ról. Przede wszystkim ułatwia pracę szkoleniowcom. Na dużym stole można bez problemu rozłożyć swoje notatki i wszelkie potrzebne materiały oraz komputer. Jeżeli konferencja opiera się na dyskusji, może sprawdzić się duży, okrągły stół konferencyjny, który ją ułatwi. Każdy uczestnik konferencji będzie wówczas widział inne osoby, a komunikacja będzie dużo prostsza i bardziej efektywna. Mówiąc o stołach, warto wspomnieć również o oddzielnym stoliku w kącie sali. To idealne miejsce na napoje, ekspres do kawy oraz przekąski.

Zaplecze techniczne konferencji
Konferencja nie mogłaby się odbyć bez zdobyczy techniki. Zamieniłaby się wówczas w nudny wykład, a przecież nie o to chodzi. Spośród sprzętów multimedialnych ważną rolę odgrywa projektor, który służy do wyświetlania przygotowanych wcześniej prezentacji. Multimedialne prezentacje pozwalają zgłębić temat i utrwalić pewne treści. Biała ściana może spełniać rolę ekranu. Jednak rynek dostarcza bardziej nowoczesne rozwiązania. Specjalne ekrany, sterowane za pomocą pilota są niezwykle komfortowe. Rozkładane ręcznie ekrany można z powodzeniem transportować i wykorzystać na konferencjach wyjazdowych.

Kluczową kwestią jest odpowiednie nagłośnienie. Wysokiej jakości sprzęt nagłośnieniowy, w tym mikrofon i głośniki sprawią, że przekazywane treści dotrą bez zakłóceń do wszystkich uczestników. Sala konferencyjna powinna być wyposażona również w szeroki wybór kabli, które pozwolą podłączyć każde dodatkowe urządzenie.

Nie można zapominać również o klimatyzacji, która zwiększa komfort gości, zwłaszcza w trakcie gorących dni. Prelekcje prowadzone w dusznej, nieprzewietrzonej sali w ogóle nie mają racji bytu. Większość uczestników i tak nic z nich nie zapamięta.